Quelle messagerie collaborative choisir ?

Depuis la naissance d'Internet, la messagerie fait partie intégrante de la stratégie de l'entreprise, en permettant des échanges simples et rapides entre les collaborateurs. Et ce n'est pas près de changer : dans le contexte actuel de la crise sanitaire et du développement du télétravail, cet outil incontournable joue un rôle plus crucial que jamais. D'où l'importance de très bien le choisir... Aujourd'hui, les utilisateurs professionnels attendent beaucoup de leur messagerie : en plus de permettre le travail en équipe, cette solution doit être flexible, mais également facile à mettre en place et à administrer. Le tout en assurant à l'entreprise une parfaite sécurité des données. Alors que chaque professionnel envoie une trentaine de messages par jour (et en reçoit trois fois plus !), de nombreuses informations sensibles circulent en effet avec les e-mails, notamment via les documents de travail envoyés en pièce jointe.

Alors quelle messagerie collaborative privilégier et sur quels critères la choisir ? Face aux géants du marché, comme Gmail et Microsoft Exchange (plus connu sous le nom d'Outlook), des solutions alternatives comme Zimbra ou BlueMind parviennent à se démarquer : permettant des échanges électroniques de plus en plus sûrs, elles offrent également une belle polyvalence à leurs utilisateurs. Vous cherchez une alternative aux GAFAM pour votre société ? Le point sur les messageries open source, qui ne manquent pas d'arguments pour séduire les professionnels et les entreprises de toutes les tailles.

Qu'est-ce qu'une messagerie open source ?

Avant toute chose, qu'est-ce qui distingue une messagerie open source d'une messagerie dite "propriétaire" ? Contrairement à des solutions comme Gmail, une messagerie open source est une messagerie à code source ouvert. Cela signifie que son code peut être utilisé librement par des développeurs ou par des sociétés, qu'il s'agisse d'affiner son intégration dans leur propre système ou bien de l'adapter aux besoins particuliers de leurs métiers. L'une des grandes particularités de la messagerie open source est aussi qu'elle est conçue et développée par une communauté d'indépendants, qui la fait régulièrement évoluer.

Confidentielles hier, les messageries open source s'imposent à présent comme des concurrentes tout à fait sérieuses aux GAFAM, y compris auprès des entreprises et des utilisateurs professionnels. Après avoir peiné à rejoindre les solutions très performantes proposées par Microsoft ou Google, ces messageries "libres" sont en effet parvenues à se mettre à niveau en intégrant des fonctionnalités de plus en plus nombreuses et évoluées.

Tout comme les messageries conventionnelles, les messageries professionnelles open source permettent donc dorénavant :

• d'envoyer et de recevoir des e-mails,
• de stocker et de partager des documents de travail,
• de profiter de fonctionnalités collaboratives comme des calendriers et des agendas partagés,
• d'accéder à des annuaires d'entreprise...

Certaines messageries open source sont par ailleurs compatibles avec la lecture sur les appareils mobiles. Un point indispensable pour pouvoir répondre aux besoins des collaborateurs nomades, qui travaillent dans le train ou dans l'avion.

Pourquoi choisir une messagerie open source ?

Si les messageries open source et les options propriétaires offrent les mêmes services, pourquoi choisir les premières pour son entreprise ? Les arguments favorables aux solutions à code ouvert sont nombreux et variés :

• Les messageries open source reviennent bien moins cher aux sociétés que les messageries proposées par les GAFAM — en particulier lorsqu'on souhaite profiter de fonctionnalités avancées. En constante évolution grâce à une vaste communauté de développeurs, les messageries open source permettent en effet de profiter des dernières mises à jour à moindre coût. De quoi convaincre les entreprises ayant des besoins importants mais un budget serré, et en particulier les TPE et les PME.
• Les messageries open source sont également plus faciles à administrer que les messageries propriétaires. Les messageries proposées par Microsoft ou par Google n'embarquent en effet pas systématiquement de solutions d'archivage, de sauvegarde ou de gestion des signatures... Cela pose fréquemment problème à la DSI de l'entreprise, qui ne possède pas nécessairement les compétences indispensables pour pallier ces manques. De nombreuses messageries open source proposent en revanche une administration intégrée.
• Les messageries à code source ouvert laissent aussi une plus grande liberté et donc une plus grande maîtrise à la DSI. À la différence des solutions propriétaires, elles peuvent en effet s'installer comme on le préfère : dans le cloud, on premise (c'est-à-dire sur un logiciel dont l'architecture se trouve dans l'entreprise) ou sur une solution tierce.
• Les messageries open source attirent moins les hackeurs, qui préfèrent s'attaquer d'abord à de plus gros éditeurs.

Bien choisir sa messagerie d'entreprise open source : quels sont les critères essentiels ?

L'offre de messageries collaboratives open source s'est beaucoup étoffée au fil des années. Dans ce contexte, comment discriminer intelligemment les différentes options afin de faire le meilleur choix ? Pour ne pas se tromper, on peut retenir quatre priorités : l'hébergement local, la double authentification, le chiffrement des données et bien sûr la polyvalence de la messagerie.

L'hébergement en France, un choix possible avec l'open source

Savez-vous où est hébergée votre messagerie professionnelle actuelle ? Si ce n'est pas le cas, posez-vous sérieusement la question au moment de migrer vers une solution open source : une messagerie hébergée sur le territoire français constitue un gage de fiabilité et surtout de sécurité pour vos données. Les messageries propriétaires appartiennent en général à des sociétés américaines. Une réalité lourde de conséquences en matière de législation... Les données concernées tombent en effet sous le coup de la loi fédérale du Cloud Act. Datant de 2018, cette loi autorise les autorités américaines à contraindre les fournisseurs de services à leur livrer les informations qu'ils stockent. En revanche, les données échangées via des messageries open source françaises ou européennes échappent à ce risque, car elles sont protégées par le RGPD (Règlement général sur la protection des données). Pour que les informations sensibles demeurent totalement confidentielles, l'hébergement local constitue donc une priorité au moment de choisir une messagerie open source pour une entreprise.

Double authentification : un accès absolument sûr à votre messagerie d'entreprise

Pour assurer la sécurité d'une messagerie professionnelle, les protections antivirus et antispam sont fondamentales. Cela tombe bien : elles font aujourd'hui partie des points forts des messageries open source. Mais attention : elles ne suffisent pas... Classiquement, une boîte mail même professionnelle s'ouvre après la saisie d'un simple mot de passe... Or les mots de passe sont malheureusement très vulnérables aux tentatives de piratage. Afin de garantir des échanges mail parfaitement sûrs, mieux vaut donc opter pour une messagerie open source qui permet la double authentification. Cette technique simple et efficace consiste seulement à valider le mot de passe saisi grâce à un second facteur d'authentification. Il peut s'agir d'un code envoyé par SMS ou encore d'une clé de sécurité. La solution est certes plus chronophage pour les collaborateurs que la seule saisie de leur mot de passe, mais le gain de sécurité qu'elle apporte en vaut largement la chandelle. D'autant plus si la messagerie est fréquemment utilisée afin de générer les mots de passe des autres services de l'entreprise...

Une sécurité renforcée grâce au chiffrement des e-mails professionnels

Autre critère majeur pour sélectionner une messagerie open source à haut niveau de sécurité : le chiffrement du courrier électronique. Vous le savez certainement déjà : après son envoi, un e-mail transite par différents ordinateurs en s'enregistrant sur les disques durs de ce que l'on nomme des serveurs-relais. Le chiffrement vise à sécuriser ce parcours d'un bout à l'autre. Il empêche en effet toute personne qui accéderait aux serveurs, routeurs et autres liens de communication de pouvoir lire et comprendre les e-mails envoyés. Ce qui n'est pas le cas lorsque ces messages circulent en clair...

La polyvalence, pour une messagerie collaborative, agile et flexible

Afin de permettre à chacun d'échanger facilement et de fournir un travail en équipe efficace, une bonne messagerie d'entreprise est une solution souple et multitâche. Une messagerie collaborative open source doit donc impérativement :

• Permettre une gestion simple des e-mails entrants grâce à un système d'étiquetage et de classement bien pensé et personnalisable (grâce à des filtres, tags, dossiers...).
• Inclure un outil de recherche performant, capable de retrouver rapidement un e-mail oublié ou mal classé.
• Comporter un carnet de contacts pratique et la possibilité de créer des listes de diffusion (par exemple pour pouvoir communiquer avec toute l'équipe de la compta en un seul clic).
• Assurer la sauvegarde de nombreux fichiers professionnels dans le compte de messagerie.
• Aider les collaborateurs à planifier des réunions et à établir leurs emplois du temps grâce à des agendas et à des calendriers collaboratifs.
• Permettre un partage contrôlé des fichiers en fonction des besoins (via les fonctions de lecture seule et de modification).

Certaines messageries open source incluent aussi des fonctionnalités moins fondamentales, mais néanmoins très utiles pour certaines entreprises. Ces solutions très complètes peuvent par exemple :

• Permettre aux utilisateurs d'organiser des visioconférences audio ou vidéo à partir de leur boîte de réception.
• Inclure un chat dédié aux échanges instantanés : un complément souvent très apprécié pour travailler ensemble en temps réel sans avoir à décrocher le téléphone.
• Faciliter la création de sondages virtuels...

Quelles sont les principales messageries open source ?

De BlueMind à Zimbra en passant par SOgo, différentes solutions de messagerie open source offrent aujourd'hui aux professionnels des services de haute qualité. Pour conclure cet article, voici un petit tour d'horizon de 4 options parmi les plus performantes du secteur, que ce soit pour les petites et pour les grandes entreprises.

BlueMind

Créée en 2010 et disponible depuis 2012, BlueMind est un service de messagerie open source 100% français, détenu par la société du même nom. N'affichant à l'écran que les fonctionnalités essentielles, cette solution se démarque d'emblée des autres options par son aspect minimaliste. Mais sous ses dehors tout simples, BlueMind offre en réalité de larges possibilités. Cette messagerie collaborative propose en effet aux professionnels et aux chefs d'entreprise :

• Une messagerie web complète avec des vues à deux ou trois volets, des filtres et de multiples identités. Cette messagerie inclut un moteur de recherche puissant ainsi que la possibilité d'envoyer des pièces jointes, même volumineuses, par un simple "drag & drop" depuis le bureau.
• Une solution très souple, évolutive et simple à mettre en place : Bluemind peut en effet s'utiliser soit en ligne soit hors connexion sans avoir à installer de logiciels supplémentaires, ce qui en fait par exemple un excellent choix pour les petites entreprises.
• La synchronisation avec Thunderbird ainsi qu'avec Outlook, et cela sans connecteur grâce à une compatibilité native.

Open Xchange

Lancée en 2006, cette autre messagerie collaborative se présente depuis sa création comme l'alternative open source à à Microsoft Exchange. Elle inclut ainsi de nombreuses applications permettant à l'utilisateur de :

• Gérer ses e-mails (tri, étiquetage...) et bien entendu ses contacts virtuels.
• Rechercher des messages même quand la boîte est bien pleine grâce à un outil de recherche avancé.
• Utiliser un calendrier partagé (voire plusieurs calendriers en même temps) et prendre des rendez-vous professionnels.
• Stocker des fichiers de travail ou encore des pages web grâce à la solution cloud OX Drive.

Parmi les grands avantages de la messagerie Open Xchange, on note aussi la possibilité de gérer plusieurs comptes utilisateurs à partir de la même interface. Compatible avec les petits écrans mobiles, cette solution open source est par ailleurs accessible même en déplacement. Sachez également qu'elle peut se synchroniser avec Outlook et avec iSync (pour les entreprises qui travaillent sur Mac).

SOGo

Mise gratuitement à la disposition du public par la célèbre fondation Mozilla, la messagerie collaborative SOGo est portée par une philosophie à la fois rationnelle et fonctionnelle : ses modules se concentrent sur l'exclusif et sur le plus utile en se limitant aux fonctionnalités essentielles, sans dupliquer des services déjà existants. Au départ, la solution SoGO inclut ainsi seulement :

• la gestion des e-mails,
• des carnets de contacts,
• des calendriers.

SOGo s'adresse ainsi aux professionnels et aux entreprises qui ont des besoins simples, ou encore à ceux qui préfèrent profiter d'une solution personnalisable (plutôt que disposer de multiples fonctionnalités potentiellement superflues...). SOGo se présente en effet comme une solution de messagerie modulaire. Ses différentes extensions permettent en effet de l'adapter entièrement afin de répondre aux besoins propres à chaque entreprise. On peut ainsi, par exemple, lui associer un serveur de fichiers afin de faciliter le partage de documents professionnels. À noter également : SOGo présente l'atout de pouvoir s'intégrer sans refonte ni heurt à toutes les infrastructures pré-existantes.

La messagerie de Zimbra Collaboration Suite (ZCS)

La suite de logiciels Zimbra est née en 2005. Depuis 2013, elle comprend notamment un service de messagerie collaborative, développée par l’entreprise Synacor et par la communauté open source. Particulièrement populaire, cette solution de messagerie est actuellement utilisée par plus de 100 millions de personnes à travers le monde. Très attractive, elle se distingue d'abord par une prise en main facile et par une utilisation intuitive. Accessible sur le web et sur les appareils mobiles, la messagerie Zimbra est également compatible avec les postes de travail placés sous Microsoft Windows. Très sûre, Zimbra encrypte les échanges électroniques grâce à OpenPGP Zimlet. Cette messagerie fait par ailleurs partie des solutions collaborative les plus complètes. Qu'ils soient hébergés sur des clouds publics ou privés (au choix), ses espaces de travail personnel permettent aux collaborateurs de :

• Gérer simplement leurs e-mails et leurs différentes tâches,
• Bâtir et gérer leurs carnets de contacts,
• Utiliser un calendrier et un service d'annuaire,
• Gérer et partager des dossiers professionnels,
• Bénéficier d'un outil de recherche et d'un archivage de qualité,
• Profiter des applications métier de leur entreprise.

La solution open source Zimbra peut ainsi répondre aux attentes de toutes les entreprises, des TPE ou PME jusqu'aux plus grandes sociétés, sans oublier les institutions publiques. Un système d'abonnement mensuel permet par ailleurs à toutes les structures de maîtriser les dépenses associées à leur service de messagerie.

Est-il difficile de passer d'une messagerie propriétaire à une solution open source ?

En général non, le changement ne pose pas de difficultés techniques. La majorité des messageries collaboratives open source incluent en effet des outils destinés à favoriser la migration des données à partir des solutions de messagerie propriétaires. Elles permettent ainsi aux entreprises comme aux indépendants d'importer facilement leurs e-mails, mais aussi leurs listes de contacts et autres calendriers professionnels.

À la fois facile d'accès, polyvalente et sûre, la messagerie collaborative open source se décline donc aujourd'hui en un panel croissant de solutions performantes. De quoi attirer et convaincre les professionnels et les dirigeants d'entreprise issus de tous les horizons, même les plus exigeants. Si les débuts de l'open source étaient peu convaincants en matière de messagerie, le doute n'est aujourd'hui plus permis : les alternatives à code ouvert ont de très beaux jours devant elles !