Télétravail : comment mettre en place le travail à distance

Depuis de nombreuses années et avec une forte accélération ces derniers temps, le télétravail ou travail à distance prend de plus en plus d’ampleur dans nos modes de travail.

Parfois pratique pour les salariés, parfois synonyme d’économie en frais fixes pour les entreprises, les avantages du télétravail sont aujourd’hui connus de tous. Selon une récente étude réalisée par Malakoff Médéric-Humanis (2019), sur les 18.2 millions de salariés qui composent le secteur privé en France, 29% ont recours au télétravail. Cela représente une croissance de près de 700 000 personnes en un an. Cependant, permettre le travail à distance demande une certaine organisation aux entreprises. D’autant plus si leur taille est limitée.

Aujourd’hui nous allons tenter de lister les points les plus importants pour organiser le télétravail :

Mettre en place un VPN

Un VPN ou Virtual Private Network permet de rendre accessible le réseau local de votre entreprise grâce à une connexion sécurisée. C’est vraiment la première pierre essentielle à l’organisation du travail à distance. Grâce au VPN, vos collaborateurs pourront donc accéder aux outils internes avec lesquels ils ont l’habitude de travailler, le tout via une connexion protégée. Ainsi vous pourrez assurer la continuité de la vie de l’entreprise tout en limitant au maximum les risques et menaces sur votre réseau.

Mettre en place des mesures de sécurité

Comme évoqué précédemment, le travail à distance semble présenter quelques risques. Comment protéger les données de votre entreprise à distance ? Comment se prémunir contre les cyber-attaques qui peuvent se multiplier en période instable comme peut l’être une crise étendue ? On pense par exemple ici aux risques de ransomware, très présents aujourd’hui. Afin de vous prémunir contre ces derniers, il est essentiel de bien penser votre backup. De nombreuses solutions existent aujourd’hui mais une solution de backup dans le Cloud vous permettra d’adapter le volume de stockage à vos besoins par exemple, et ainsi de respecter la sacro-sainte règle du 3 - 3 - 1 (3 sauvegardes, sur 2 supports différents , dont 1 à l'extérieur).
Certaines solutions vous permettent de protéger l’intégralité de vos terminaux, que ce soit des postes de travails ou des terminaux mobiles. Dans le cadre du travail à distance, ce genre de solution prend tout son sens.

Une fois votre solution de sauvegarde et de restauration choisie, pensez à bien vérifier l'état de vos antivirus, et surtout prenez le temps de sensibiliser vos collaborateurs aux bonnes pratiques à adopter, pour assurer l'intégrité de votre réseau lors qu'ils télétravaillent. Aucune mesure de sécurité n'est excessive, et bien former ses équipes permet déjà de limiter les risques humains.

Favorisez l'utilisation d'outils collaboratifs

Il est nécessaire d’habituer vos équipes à ce mode de travail qui peut être assez troublant au départ. Chacun a ses propres habitudes sur son lieu de travail, et souvent dans les petites et moyennes entreprises, le principal canal de communication reste la communication directe en face à face. Le télétravail ne permet pas cette proximité, les collaborateurs doivent donc connaitre les différents canaux et moyens pour rentrer facilement en contact avec leurs collègues. Ces outils peuvent notamment être sous licence ou open source selon vos préférences. On peut par exemple citer RocketChat outil open-source que vous pouvez retrouver parmi nos applications disponibles en OneClick. Ces applications pré-installées dans Cloud IKOULA One, vont permettront de gagner un temps précieux et de construire tout un environnement de travail dans le Cloud en un temps record.

Utilisez des outil de Webmail

Sensibiliser vos collaborateurs sur l’utilisation d’un Webmail peut également être une solution pour palier la nécessité d’installer des agents de messagerie sur chaque poste de travail distants. Dans certains cas, vos collaborateurs n’auront accès qu’à leur ordinateur personnel, l’utilisation d’un webmail sera donc indispensable.

Prévoir des outils de téléconférence

Internes ou non, gratuits ou premiums, tout dépend de vos besoins et de vos moyens. Prévoir un de ces outils peut s’avérer très utile. En effet, réunions et brainstorming font aujourd’hui partie du quotidien des entreprises. De plus, certaines situations peuvent nécessiter des réunions exceptionnelles comme une gestion de crise. C’est dans ces moments-là que vous pourrez dire qu’il vaut mieux prévenir que guérir.